Казалось бы: какие могут быть вопросы? Просто организуем первую встречу и проводим ее!
Однако это не так просто, как может показаться на первый взгляд. В каких-то странах можно действительно отправить письмо с просьбой о встрече по электронной почте и скорей всего ваш потенциальный партнер откликнется на это предложение, если оно его в той или иной степени заинтересует. Так может поступить бизнесмен в Германии или Нидерландах. Ситуация будет выглядеть совершенно по-другому, если вы хотели бы работать с компанией в Китае или в арабском мире.
Давайте попробуем представить, о чем важно подумать перед началом встречи.
Список вопросов может выглядеть так:
- нужен ли посредник?
- команда или индивидуал?
- ведущий встречи?
- планирование переговоров?
- важна ли пунктуальность?
Есть еще темы, которые касаются уже непосредственно встречи, а именно светская беседа в начале общения и дискуссии в ходе встречи, однако они являются предметом следующего материала.
Коммерческие или деловые цели, которые надо продумать в первую очередь, я здесь опускаю. Они у всех разные. Однако если не проработать указанные выше вопросы, то до бизнес задач можно и не дойти.
Начнем с Китая:
- Посредник
Очень желателен. Он поможет не только преодолеть культурный и коммуникационный разрыв (что, кстати, позволит вам в дальнейшем вести бизнесс более эффективно), но и задействовать имеющиеся у него связи. А связи в китайском обществе – это особая тема, которой будет также посвящен отдельный материал. Таким образом, посредник может существенно сократить время на решение целого ряда вопросов.
- Команда
Лучше, чем индивидуал. Более высокая представительность вашей стороны (с большим количеством участников) также показывает ваш серьезный настрой. Кроме того, не забывайте, что китайская национальная культура является в своей сути коллективистской, т.е. изначальный старт командной работы с двух сторон может способствовать укреплению отношений между людьми. Главное при этом, не менять членов команды, это может привести к тому, что процесс выстраивания отношений придется начинать сначала.
- Ведущий
Одновременно и руководитель высшего звена, уполномоченный принимать решения. Если это не так, ваша встреча носит сугубо ознакомительный, предварительный характер, и основная работа по подготовке сделки еще даже не началась. Обратите внимание на того человека, который первым войдет в комнату для переговоров. По протоколу это лицо должно быть во главе делегации и занимать высокую позицию в иеирархии компании.
- Планирование
Не менее, чем за 4 недели до начала встречи. Важно заранее согласовать конкретную повестку дня и те вопросы, которые вы хотите обсудить. Это особенно важно, если вы добиваетесь встречи с высокопоставленным лицом (руководителем компании или чиновником). Обмен посланиями в этом случае может быть довольно продолжительным. Девизом для китайской стороны здесь может быть следующий: Ничего не решено до тех пор, пока все не решено. То есть до тех пор, пока не обсуждены все самые мельчайшие детали. И уж конечно, по возможности не переносите и не отменяйте уже намеченные встречи.
- Пунктуальность
Важна, особенно при встрече с руководителем или высокопоставленным чиновником. Опоздание без серьезной и убедительной причины будет воспринято как оскорбление. Встречи с менеджерами более низкого уровня носят более гибкий характер и иногда даже не имеют установленного временного начала. Возможно, придется некоторое время подождать.
Перейдем в арабский мир и конкретно в Саудовскую Аравию.
- Посредник
Нередко имеет решающее значение. Он может существенно облегчить поиск оптимальных партнеров для вашего бизнеса. Такой человек будет обязательно присутствовать на всех первых встречах до тех пор, пока между вами и вашим партнером не установятся довольно прочные отношения. Такие отношения могут быть основаны только на основе доверия между партнерами, которое порой создается годами. Помимо связей посредник поможет преодолеть культурный разрыв, что безусловно сделает вашу работу более эффективной.
- Команда
Не является обязательной. Встречи могут проводиться как отдельными лицами, так и группами переговорщиков. Главное в случае команды с вашей стороны – ее слаженность и отсутствие противоречий и разногласий, которыми саудовцы (будучи опытными бизнесменами) смогут воспользоваться. И конечно, не стоит менять членов вашей команды, это может привести к полной остановке переговоров. Про арабский бизнес говорят: Они работают с людьми, а не с фирмами. То есть нет «моего» человека – нет сделки, ушел «мой» партнер – отменился контракт.
- Планирование
Достаточно гибкий процесс. Заложите не менее трех-четырех недель до даты встречи на ее организацию. И уж точно не планируйте встречу на время Рамадана. Если же это невозможно избежать по тем или иным причинам, не назначайте встречи на поздний вечер. Имейте в виду, что рабочее время во многих исламских странах сокращено (в некоторых случаях они могут заканчивать работу в 14:00). Государственные учреждения и организации (например, в государственном секторе ОАЭ) могут быть закрыты на весь месяц.
Кстати, перед первой встречей желательно направить саудовскому партнеру достаточно подробную информацию о себе и/или своей команде, с указанием должностей, возможных профессиональных квалификаций или обязанностей. Вашему партнеру важно знать, с кем он будет иметь дело.
- Пунктуальность
Точно имеет свою специфику. Во-первых, встречи могут начинаться со значительным опозданием. Во-вторых, продолжительность встречи часто бывает непредсказуемой, поэтому лучше не планировать более одной встречи в день. В-третьих, самые высокопоставленные участники часто приходят последними. В-четвертых, во время самой встречи возможны различные паузы, во время которых ваш партнер кому-то звонит, решает какой-то посторонний вопрос, общается со своим сотрудником.
Интересно при этом, что саудовцы ожидают пунктуальности со стороны своих иностранных гостей, поэтому старайтесь не опаздывать. А если уж это случилось, позвоните и предупредите своих арабских партнеров. Будьте однако готовы и к тому, что они могут отменить или перенести встречу без предупреждения.
Ну, и в завершении обратимся к Индии.
- Посредник
Может быть очень полезен, особенно если вы представляете небольшую компанию. Такой человек поможет преодолеть культурный и коммуникационный разрыв, а также маневрировать в сложной индийской бюрократии, получая необходимые документы с подписями и печатями.
- Команда
Не является обязательной. Ваш индийский партнер будет готов работать как с отдельными предпринимателями, так и с группой переговорщиков. В последнем случае важно четко распределить роли между членами команды и по возможности не менять их. Это может серьезно затруднить процесс выстраивания отношений, что в Индии является самым важным.
- Планирование
Имеет свою специфику. Известно, что время в Индии – понятие гибкое, иногда его называют «резиновым». Время можно менять и растягивать в соответствии с обстоятельствами. Именно эти последние играют решающую роль. И все-таки планировать встречи нужно заранее, минимум за 4 недели. Важно при этом согласовать повестку дня, даже если она не будет полностью соблюдена в ходе встречи. Сама встреча может действительно начаться с опозданием, однако ваш индийский партнер будет ожидать пунктуальности.